Afwezigheidsplanner in Excel

Beschrijving

Afwezigheidsplanner in Excel is een bijzonder handige all in one planner in Excel. Je kunt hiermee diverse zaken registreren zoals ziekte- of verlofdagen, verzuimdagen, snipperdagen, zwangerschapsverlof of onbetaald verlof, bijzonder verlof, zorgverlof etc.

De afwezigheidsplanner geeft via duidelijke overzichten aan wie er op welk moment afwezig is, welke afdeling het betreft, de functie van de medewerker en of hij of zij eventueel tijdens afwezigheid bereikbaar is. Erg handig in bijvoorbeeld de zorg- of transportsector.

Wat kun je met Afwezigheidsplanner in Excel?

Met deze planner kun je elke vorm van verlof bijhouden in een handige sheet. Je kunt tot 10 afwezigheidstypes aanmaken, zoals bijvoorbeeld vakantie, snipperdagen of ziektedagen, een halve dag (ochtend of middag), ATV/ADV, onbetaald of bijzonder verlof, ouderschapsverlof of zorgverlof, nascholing etc. etc. Je kunt per verloftype een dagwaarde meegeven. Een halve dag is bijvoorbeeld 0,5.

Afwezigheidsregister

In het Afwezigheidsregister vermeldt u wanneer een medewerker vrij neemt. In de printscreen hieronder ziet u een aantal voorbeelden. Wanneer in de genoteerde periode een feestdag zit, wordt deze niet als vakantiedag gerekend. U kunt in een nieuw jaar gewoon door blijven werken. De template is geschikt voor alle jaren.

Medewerkers invoeren

In deze lijst kunnen maximaal 50 medewerkers worden ingevoerd.

Feestdagen

Afwezigheidsplanner in Excel houdt rekening met feestdagen. Deze worden dan ook niet als vakantiedag geboekt. U kunt zelf ook feestdagen toevoegen (voor alle jaren).

Werking afwezigheidsplanner in Excel
1. Vul afwezigheidstypes, feestdagen en weekenddagen in bij ‘Instellingen’.
2. Noteer de gegevens van medewerkers bij ‘Medewerkers’.
3. Vul vervolgens vakantie/afwezigheidsgegevens in bij ‘Afwezigheidsregister’.
4. Bekijk de maandkalender in ‘Maandoverzicht’ voor de geselecteerde maand.
5. Bekijk/print het jaarrapport in ‘Medewerkers_Rapport’ voor de gekozen medewerker.

Door middel van een handig menu navigeert u snel en eenvoudig door dit excel sjabloon.

Twee duidelijke overzichten

Snel inzicht in de afwezigheid van uw personeel:

1. maandoverzicht
2. medewerkers rapport

1. Maandoverzicht

In dit dashboard ziet u voor de gekozen maand in een oogopslag wie er op welke dag niet aanwezig is. Hiermee kunt u snel de bezetting van uw afdeling plannen tijdens vakantieperiodes. Selecteer het rapportagejaar en de rapportagemaand en het overzicht wordt automatisch bijgewerkt. Feestdagen en weekenddagen zijn makkelijk herkenbaar. Ook de medewerkers die op een latere datum in dienst treden, of inmiddels niet meer in dienst zijn worden direct zichtbaar.

Tevens wordt per medewerker vermeld op welke afdeling zij werkzaam zijn, welke functie men heeft en of ze eventueel bereikbaar zijn. Wel zo handig in bijvoorbeeld de zorg of het transport.

Handige filters
Door middel van handige filters kunt u de lijst ook weergeven per afdeling of functie, zodat de bezettingsgraad voor een bepaalde periode direct inzichtelijk is. Wanneer een medewerker verlof aanvraagt, kunt u direct nakijken of op die datum nog voldoende bezetting op een bepaalde afdeling of m.b.t. een bepaalde functie is.

Voorbeeld transport
Een planner, chauffeur of magazijn medewerker vraagt verlof aan. Filter de lijst voor die periode op functie of afdeling en u ziet direct of er al dan niet bezettingsproblemen ontstaan.

Voorbeeld zorgsector
Een verpleegkundige, arts of baliemedewerker vraagt verlof aan. Filter de lijst voor die periode op functie of afdeling en u ziet direct of e.e.a. mogelijk is, of dat er in overleg eventueel geschoven of geruild moet worden.

Uiteraard geldt hetzelfde voor allerhande ondernemingen waar meerdere personen met verschillende functies werkzaam zijn.

2. Medewerkers rapport

Het medewerkers rapport toont voor het hele jaar de afwezigheid van de geselecteerde medewerker.
Wilt u alleen gegevens tot een bepaalde periode zien? Kies dan een rapportagedatum ergens in het jaar. Naast het jaaroverzicht worden de totalen per afwezigheidstype ook nog eens weergegeven, zodat u direct een duidelijk overzicht heeft waarom iemand afwezig is.

Meer vergelijkbare rekentools vindt u in de categorie Personeelszaken