Online factureren (E-factuur)
Vanaf 1 januari 2017 zijn leveranciers bij nieuwe inkoopovereenkomsten verplicht om digitale (elektronische) facturen te sturen naar de Rijksoverheid, ofwel aan online facturering te doen. Uiterlijk 18 april 2019 moeten ook decentrale overheden (gemeentes) en andere aanbestedingsplichtige organisaties in staat zijn om e-facturen te kunnen ontvangen en verwerken. Dit alles is bepaald in de Europese Richtlijn 2014/55/EU en verankerd in de Aanbestedingswet.
Tot zover de verplichte kost 😉
Wanneer besluit je als ZZP’er of kleine ondernemer om over te gaan tot online factureren? Dit is natuurlijk afhankelijk van jouw situatie en behoefte (en die van de klant).
We zetten de voor- en nadelen eens op een rijtje.
Voordelen
- Digitaal factureren bespaart veel tijd en dus geld
- Online altijd toegang tot facturen en eventuele overzichten (dus geen omvangrijke investering in hardware zoals servers of IT-structuur)
- Facturen staan in de cloud (software en systeem worden automatisch onderhouden) en er wordt frequent een backup gemaakt (dit wordt in de thuissituatie nogal eens vergeten!)
- Digitaal factureren is veiliger; een e-factuur raakt niet zoek, wordt niet verkeerd bezorgd of verwerkt. En de factuur wordt via een beveiligd netwerk verstuurd, waarop de gebruikers zijn geregistreerd met unieke ID-nummers. Bedrijven en overheden kunnen elkaar daarmee automatisch identificeren, waardoor spookfacturen tot het verleden behoren.
Nadelen
- De facturen worden in de cloud door een externe partij bewaard. En daar zit een klein addertje onder het gras; wanneer deze partij failliet gaat, of hun server is niet bereikbaar, dan kun je niet over jouw factuurgegevens beschikken. Bovendien moet je er blindelings op vertrouwen dat jouw gegevens veilig zijn en alleen voor jou inzichtelijk
- Veel online factuurprogramma’s hebben geen koppeling naar een boekhoud- of ander pakket. Wanneer je de boekhouding ook online doet, moet je veel gegevens opnieuw invoeren of via een (omslachtige) Excel import- of exportmodule overzetten
- Er zijn wel gratis (open source) programma’s te vinden, maar vaak zit je toch aan een abonnement vast. Een offline factuurprogramma is meestal een eenmalige investering
- De veiligheid is ook mede afhankelijk van jouw wachtwoord en de kwaliteit van jouw internet. Een openbaar WiFi netwerk is voor hackers een piece of cake!
Conclusie
Online facturering do or don’t? Ondanks de nadelen kan het uitermate handig zijn, het bespaart tijd, geld en niet te vergeten archiefruimte wanneer je voorheen gewend was alles op papier te doen. Gezien het ruime programma aanbod op internet, zit er altijd wel een geschikte applicatie voor je bij.
Op zoek naar een goed online factuurprogramma ? Lees dan deze blog.
