Vervaldatums beheren in Excel

Het vastleggen, beheren, in kaart brengen en registreren van documenten was nog nooit zo eenvoudig
Voorkom het verlopen van uw documenten en certificaten

Documenten beheren

Met deze handige tool Vervaldatums beheren in Excel registreert u alle documenten en certificaten van uw medewerkers, met bijbehorende geldigheids- en vervaldatum. De tool geeft direct aan wanneer documenten vernieuwd of verlengd moeten worden, zodat u niet voor verrassingen komt te staan.

Verlengingsdatum invoeren

U kunt zelf aangeven wanneer een document of certificaat verlengd moet worden (dit staat los van de geldigheidsdatum). Sommige verlengingen nemen nogal wat tijd in beslag, dus het is zaak om hier tijdig mee te starten.

Registreer en beheer alle documenten van uw medewerkers!

 Zoals rijbewijs, bestuurderskaart, ADR, Paspoort, ID-Kaart, tank- en tolpassen, CargoCard, Code-95, BIG registratie etc. etc.

Werkwijze Vervaldatums beheren in Excel 

1. Instellingen

Hier vult u alle bedrijfsgegevens in zoals afdelingen, categorieën (soort document) en functies.

2. Medewerkers

Noteer de persoonsgegevens van al uw medewerkers (tot 200 stuks).

3. Documenten register

In dit tabblad van Vervaldatums beheren in Excel selecteert u de medewerker en het relevante document. Daarna vult u per document de afgiftedatum (laatste verlengdatum) en geldigheidsdatum in en voor wanneer verlengd moet worden.

De optie ‘Verlengen voor’ hebben wij bewust ingebouwd, omdat sommige verlengprocedures nogal wat tijd in beslag kunnen nemen. Zo komt u niet voor verrassingen te staan en kunt u tijdig actie ondernemen (of uw medewerker bijtijds op de hoogte stellen).

4. Overzichten (top 20 documenten)

De naam zegt het al, op deze pagina ziet u de 20 documenten die als eerste vernieuwd moeten worden. De verlengingen staan op volgorde van datum ‘Verlengen voor’.

Als de regels rood opkleuren, wil dat zeggen dat die documenten uw aandacht nodig hebben. In het ‘Documenten register’ heeft u bij elk document aangegeven waneer deze vernieuwd moet worden. Is deze datum verstreken, dan zal de regel rood opkleuren.

NB: Dit wil niet zeggen dat het document niet meer geldig is, want daar heeft u een andere datum voor ingevuld.

5. Documentenkaart per medewerker

In dit tabblad ziet u:

• alle documenten per medewerker
• alle gegevens van de medewerker.

Selecteer hieronder een medewerker en alles wordt automatisch ingevuld (Klik op het blauwe veld).

Procedure verlenging documenten

Zoals bekend is dit per document verschillend. Sommige verlengingen zijn zo geregeld, maar bij andere documenten neemt dit (veel) meer tijd in beslag. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een groot rijbewijs. Een verlenging kan soms tot wel 8 maanden duren, zeker nu in verband met de COVID-19 crisis waardoor er behoorlijke wachtlijsten zijn ontstaan.

Vanuit de Europese Commissie heeft men nu een coulance maatregel ingesteld. Alle rijbewijzen die verlopen vanaf 1 februari 2020 t/m 31 augustus 2020 blijven maximaal 7 maanden geldig (vanaf de verloopdatum). In die periode blijft men verzekerd en krijgt men ook geen boete als ze staande worden gehouden. Let wel: deze regeling geldt voor Nederland en alle andere EU-lidstaten. 

U kunt hier meer over lezen op de site van de Rijksoverheid.